Elektronické a skenované doklady: čo zákon dovoľuje

1Papier a elektronika sú rovnocenné

Podľa § 31 ods. 2 zákona o účtovníctve sú listinný a elektronický účtovný záznam rovnocenné. Firma si môže zvoliť papier, elektroniku alebo ich kombináciu. Platí to pre faktúry, bločky, výpisy aj zmluvy.

2Tri podmienky, ktoré musí záznam spĺňať

Podľa § 31 ods. 3 musí byť každý účtovný záznam:

• vierohodný v pôvode: viete preukázať, kto ho vystavil,
• neporušený v obsahu: nikto ho dodatočne nezmenil,
• čitateľný: čitateľný ľudským okom počas celej doby uchovávania.

Preukázateľnosť (§ 32 ods. 3) firma zabezpečí buď podpisovým záznamom, elektronickou výmenou údajov, alebo vnútorným kontrolným systémom. V praxi to znamená mať jasne určené, kto doklady prijíma, ukladá a schvaľuje.

3Skenovanie papierových dokladov

Od 1. 1. 2022 zákon (§ 33) výslovne umožňuje papierový doklad transformovať do elektronickej podoby skenovaním. Okrem klasickej zaručenej konverzie teda stačí aj bežný sken, ak splníte podmienky:

• výsledkom je rastrový súbor (napríklad PDF, PNG, JPG alebo TIFF),
• sken zachytáva celú čitateľnú plochu dokladu,
• ten istý záznam sa môže transformovať iba raz.

4Fotka bločku z mobilu

Fotka je z pohľadu zákona tiež rastrový súbor. Aby bola použiteľná, musí byť ostrá, celý doklad musí byť v zábere a údaje (dodávateľ, dátum, suma, DPH) čitateľné. Bločky z termopapiera časom blednú, preto ich odfoťte hneď.

Ak v EpicAsistent fotíte doklad, aplikácia z neho údaje vyčíta a uloží ich spolu s obrázkom, takže nemusíte údaje prepisovať ručne.

5Ako si nastaviť poriadok

1. Doklady odfoťte alebo naskenujte hneď po prijatí.
2. Ukladajte ich na jedno miesto, nie do galérie v telefóne.
3. Pomenujte ich podľa dátumu a dodávateľa alebo ich evidujte v aplikácii.
4. Zálohujte ich.
5. Ak sú doklady uložené u poskytovateľa, uistite sa, že sa k nim dostanete aj po skončení zmluvy.