Zásady ochrany osobních údajů

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť EpicVibe s.r.o., so sídlom Mlynská 1180/15, 053 11 Smižany, Slovenská republika, IČO: 57913811, DIČ: 2123378213, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Košice, oddiel Sro, vložka č. 67689/V (ďalej len „Prevádzkovateľ“), ktorá prevádzkuje webovú aplikáciu EpicAsistent.sk (ďalej len „Aplikácia“). Fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú, sa ďalej označuje ako „dotknutá osoba“; osoba, ktorá si v Aplikácii vytvorila účet, ako „Používateľ“.

Kontaktný e-mail vo veciach ochrany osobných údajov: info@epicasistent.sk.

Prevádzkovateľ nevymenoval zodpovednú osobu (DPO), keďže mu táto povinnosť podľa čl. 37 GDPR nevzniká. Dotknuté osoby sa môžu so všetkými otázkami obracať priamo na Prevádzkovateľa na uvedenom kontakte.

2. Kategórie spracúvaných osobných údajov

Prevádzkovateľ spracúva nasledujúce kategórie osobných údajov:

• Údaje o účte: e-mailová adresa, meno (ak ho Používateľ uvedie), dátum registrácie a posledného prihlásenia. Heslo Prevádzkovateľ nemá k dispozícii; v zašifrovanej podobe ho uchováva poskytovateľ prihlasovacej služby Google Firebase.
• Firemné údaje: obchodné meno, adresa, IČO, DIČ, IČ DPH a údaj o platiteľstve DPH.
• Údaje o vozidlách: značka a model, evidenčné číslo vozidla, VIN, spotreba, stav počítadla kilometrov a počiatočný stav palivovej nádrže.
• Údaje o vodičoch: mená vodičov zadané Používateľom.
• Údaje o jazdách: dátum a čas, miesto odchodu a príchodu, trasa, počet najazdených kilometrov, účel jazdy a vodič.
• Údaje o tankovaní a nákladoch: dátum, suma, množstvo pohonných hmôt, čerpacia stanica alebo dodávateľ a druh nákladu.
• Doklady, faktúry a prílohy: fotografie a súbory nahraté Používateľom (najmä pokladničné doklady, faktúry, servisné doklady, zmluvy a poistné zmluvy) a údaje z nich rozpoznané. Tieto dokumenty môžu obsahovať aj osobné údaje tretích osôb.
• Termíny: najmä termíny technickej a emisnej kontroly a poistenia vrátane dátumov a poznámok.
• Údaje o zdieľaní prístupu: e-mailové adresy a mená osôb, ktorým Používateľ udelil prístup k svojmu účtu, a rozsah ich oprávnení.
• Komunikácia: obsah správ zaslaných Prevádzkovateľovi.
• Technické a bezpečnostné údaje: IP adresa, typ prehliadača a zariadenia, časy prihlásení a údaje zo systému ochrany pred zneužitím (reCAPTCHA).
• Analytické údaje: údaje o používaní Aplikácie (napr. navštívené obrazovky) spojené s náhodným identifikátorom prehliadača, bez mena, e-mailu a obsahu účtu, výlučne na základe súhlasu dotknutej osoby.

Prevádzkovateľ nesleduje polohu zariadenia Používateľa (GPS). Miesta jázd Používateľ zadáva sám alebo ich vyhľadáva prostredníctvom služby vyhľadávania adries.

Údaje o platobných kartách Prevádzkovateľ neukladá; spracúva ich výlučne poskytovateľ platobnej brány Comgate. Prevádzkovateľ uchováva len identifikátor platby potrebný na opakované strhávanie predplatného, posledné štyri číslice a platnosť karty (na zobrazenie v Aplikácii), dátum a výsledok platby a stav automatického obnovovania.

3. Účely a právne základy spracúvania

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje na tieto účely a na týchto právnych základoch:

• Registrácia, správa účtu a poskytovanie Aplikácie vrátane ukladania a synchronizácie údajov: plnenie zmluvy, t. j. Podmienok používania Aplikácie (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Automatické rozpoznanie údajov z dokladov a faktúr: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR). Použitie funkcie je dobrovoľné.
• Zdieľanie prístupu k účtu s osobami určenými Používateľom: plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
• Vybavovanie otázok, žiadostí a podpory: plnenie zmluvy, prípadne oprávnený záujem Prevádzkovateľa na komunikácii s dotknutými osobami (čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR).
• Zabezpečenie Aplikácie a ochrana pred jej zneužitím: oprávnený záujem Prevádzkovateľa na bezpečnej a spoľahlivej prevádzke služby (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
• Platby, fakturácia a vedenie účtovníctva (po spustení platenej verzie): plnenie zmluvy a zákonná povinnosť podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR).
• Opakované platby kartou (automatické obnovovanie predplatného): plnenie zmluvy a výslovný súhlas Používateľa udelený pri prvej platbe (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); súhlas s opakovanými platbami je možné kedykoľvek zrušiť v Aplikácii v časti Moje predplatné.
• Meranie účinnosti reklamy na Facebooku, Instagrame a TikToku: súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý je možné kedykoľvek odvolať. Meta a TikTok sú pri tomto spracúvaní spoločnými prevádzkovateľmi spolu s Prevádzkovateľom.
• Analýza návštevnosti Aplikácie: súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý je možné kedykoľvek odvolať.
• Zasielanie noviniek, akcií a zliav e-mailom: súhlas dotknutej osoby (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách), udelený pri registrácii alebo neskôr v nastaveniach Aplikácie. Súhlas je dobrovoľný, jeho neudelenie nemá vplyv na používanie Aplikácie a je ho možné kedykoľvek odvolať prostredníctvom odkazu v každom e-maile alebo na kontaktnom e-maile Prevádzkovateľa.
• Uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov: oprávnený záujem Prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poskytnutie osobných údajov potrebných na vytvorenie účtu a používanie Aplikácie je zmluvnou požiadavkou. Bez ich poskytnutia nie je možné Aplikáciu používať.

4. Osobné údaje vodičov, zamestnancov a tretích osôb vložené Používateľom

Ak Používateľ, ktorý je podnikateľom alebo právnickou osobou, vkladá do Aplikácie osobné údaje svojich vodičov, zamestnancov, spolupracovníkov alebo iných tretích osôb (napríklad údaje o jazdách vodičov alebo doklady obsahujúce osobné údaje), je vo vzťahu k týmto údajom prevádzkovateľom Používateľ a Prevádzkovateľ vystupuje ako sprostredkovateľ, ktorý tieto údaje spracúva v mene a podľa pokynov Používateľa. Vzájomné práva a povinnosti upravujú Podmienky spracúvania osobných údajov (DPA), ktoré sú súčasťou Podmienok používania Aplikácie.

Používateľ zodpovedá za to, že má na vloženie takýchto údajov do Aplikácie právny základ a že dotknuté osoby o spracúvaní riadne informoval. Žiadosti týchto dotknutých osôb o uplatnenie ich práv vybavuje Používateľ ako ich prevádzkovateľ; Prevádzkovateľ mu pri tom poskytne primeranú súčinnosť.

5. Príjemcovia osobných údajov

Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje len v nevyhnutnom rozsahu týmto sprostredkovateľom, ktorí sa na poskytovaní Aplikácie podieľajú a s ktorými má uzavreté podmienky spracúvania osobných údajov podľa čl. 28 GDPR:

• Google Firebase (prevádzkovateľ služby: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko): databáza, úložisko fotografií a súborov, prihlasovanie Používateľov, ochrana pred zneužitím (App Check a reCAPTCHA) a hosting Aplikácie.
• Google (Gemini API): automatické rozpoznanie údajov z fotografií dokladov a faktúr, výlučne ak Používateľ túto funkciu použije. Prevádzkovateľ využíva platenú verziu služby, pri ktorej sa odoslané údaje nepoužívajú na trénovanie modelov umelej inteligencie.
• Google Ireland Limited: služba Google Analytics na analýzu návštevnosti, výlučne na základe súhlasu dotknutej osoby.
• Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram) a TikTok Technology Limited (Írsko): merací pixel reklám, výlučne na základe súhlasu dotknutej osoby.
• Google Ireland Limited (Google Maps Platform): vyhľadávanie adries a výpočet trás.
• Mailgun Technologies, Inc. (skupina Sinch), USA: prijímanie e-mailov s dokladmi odoslanými na osobnú adresu pre doklady (spracovanie v EU regióne služby), výlučne ak Používateľ funkciu „Doklady z e-mailu" používa.
• Comgate a.s., Gočárova třída 1754/48b, 500 02 Hradec Králové, Česká republika (IČO 27924505): poskytovateľ platobnej brány, ktorý spracúva platby kartou vrátane opakovaných platieb a údaje o platobnej karte.
• ImprovMX Incorporated, Dover, Delaware, USA: služba na preposielanie e-mailov z adries Prevádzkovateľa (napr. info@, podpora@, fakturacia@), prostredníctvom ktorej Prevádzkovateľ komunikuje s dotknutými osobami; správy sa po doručení neuchovávajú. Prenos do USA je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami.
• Google Ireland Limited (Gmail), Írsko: e-mailová schránka, v ktorej Prevádzkovateľ prijíma a odosiela e-mailovú komunikáciu s dotknutými osobami.
• Google Cloud (Google Ireland Limited), Írsko: samostatný projekt v dátovom centre v Belgicku, v ktorom sa ukladajú šifrované zálohy databázy a súborov.

Osobné údaje môžu byť ďalej poskytnuté externému účtovníkovi Prevádzkovateľa, a to v rozsahu fakturačných údajov po spustení platenej verzie Aplikácie, a orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis. Prevádzkovateľ osobné údaje nepredáva ani ich neposkytuje tretím stranám na ich vlastné marketingové účely.

Osobné údaje v účte Používateľa sú prístupné aj osobám, ktorým Používateľ sám udelil prístup prostredníctvom funkcie zdieľania, a to v rozsahu ním určených oprávnení.

6. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Hlavná databáza a úložisko súborov Aplikácie sú umiestnené v dátových centrách spoločnosti Google v Spojených štátoch amerických (databáza v regióne us-central1 – Iowa, úložisko súborov v regióne us-east1 – Južná Karolína). Ukladanie a spracúvanie osobných údajov Používateľov teda zahŕňa ich prenos do USA. Prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-US Data Privacy Framework), v rámci ktorého je spoločnosť Google certifikovaná, a zároveň na základe štandardných zmluvných doložiek, ktoré sú súčasťou podmienok spracúvania údajov spoločnosti Google. Pravidelné zálohy údajov sú šifrované a ukladajú sa v Európskej únii (Google Cloud – Belgicko). K ďalším prenosom do tretích krajín môže dôjsť v týchto prípadoch:

• Mailgun (Doklady z e-mailu): e-maily s dokladmi sa prijímajú v EU regióne služby; keďže poskytovateľ patrí do skupiny so sídlom v USA, prístup z tretej krajiny nemožno vylúčiť. Prenos sa uskutočňuje na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie (prípadne rozhodnutia o primeranosti, ak je poskytovateľ certifikovaný).
• Google (Google Maps Platform): pri vyhľadávaní adries a výpočte trás sa spoločnosti Google odovzdáva hľadaný text adresy, súradnice trasy a technické údaje (napríklad IP adresa). Údaje môžu byť spracované aj mimo EÚ/EHP, najmä v USA; prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-US Data Privacy Framework), pokiaľ je príslušná spoločnosť certifikovaná, inak na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie.
• Meta a TikTok (marketingové pixely): spoločnosti Meta Platforms Ireland Limited a TikTok Technology Limited môžu údaje z meracích pixelov prenášať aj mimo EÚ/EHP, najmä do USA; prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (EU-US Data Privacy Framework), pokiaľ je príslušná spoločnosť certifikovaná, inak na základe štandardných zmluvných doložiek.
• Google (Gemini API, Firebase, Google Analytics): spoločnosti skupiny Google môžu údaje spracúvať aj mimo EÚ/EHP, najmä v USA; pri službe Gemini API môžu byť údaje dočasne uložené v ktorejkoľvek krajine, v ktorej má Google alebo jeho zmluvní partneri zariadenia. Prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-US Data Privacy Framework) a štandardných zmluvných doložiek, ktoré sú súčasťou podmienok spracúvania údajov spoločnosti Google.
• ImprovMX Incorporated (USA): pri preposielaní e-mailov z adries Prevádzkovateľa (napr. info@, podpora@) môžu byť e-mailové správy spracované aj na serveroch v USA. Prenos sa uskutočňuje na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie.

Kópiu príslušných záruk si dotknutá osoba môže vyžiadať na kontaktnom e-maile Prevádzkovateľa.

7. Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje len po dobu nevyhnutnú na účel, na ktorý boli získané:

• Údaje v účte Používateľa (vrátane jázd, dokladov, fotografií a súborov): počas trvania účtu. Po zrušení účtu sa bezodkladne vymažú z databázy a úložiska súborov; zo záloh, ktoré sú šifrované a uchovávajú sa najviac 30 dní, najneskôr do 45 dní.
• Neaktívne účty: za neaktívny sa považuje účet bez platného predplatného, do ktorého sa Používateľ neprihlásil 24 mesiacov. Prevádzkovateľ Používateľa na blížiace sa zrušenie takého účtu upozorní e-mailom 60 dní a 30 dní vopred. Ak sa Používateľ v tejto lehote do účtu prihlási, účet zostáva zachovaný; v opačnom prípade je zrušený spolu so všetkými údajmi. Pred zrušením si Používateľ môže svoje údaje stiahnuť. Za archiváciu údajov, ktoré je Používateľ povinný uchovávať podľa osobitných predpisov (napr. na daňové účely), zodpovedá Používateľ.
• Účet bez zaplateného predplatného: ak Používateľ prestane platiť za platenú verziu, jeho údaje sa nevymažú; zostávajú mu naďalej dostupné na čítanie a export v rozsahu podľa Všeobecných obchodných podmienok. Na takýto účet sa vzťahuje aj pravidlo o neaktívnych účtoch.
• Účtovné doklady Prevádzkovateľa (najmä faktúry vystavené Používateľovi za platenú verziu Aplikácie a súvisiace fakturačné údaje): 10 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú, podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, a to aj po zrušení účtu Používateľa. Tieto údaje sa neuchovávajú v Aplikácii, ale v účtovníctve Prevádzkovateľa.
• Údaje o opakovaných platbách (identifikátor platby, maskované číslo karty, stav automatického obnovovania): po dobu trvania automatického obnovovania; po jeho zrušení alebo vypnutí po neúspešných pokusoch sa identifikátor platby na strhávanie už nepoužije; údaje o uskutočnených platbách zostávajú súčasťou účtovných dokladov podľa pravidla vyššie.
• Komunikácia s Prevádzkovateľom: po dobu potrebnú na vybavenie žiadosti a následne najviac 4 roky na účely ochrany právnych nárokov.
• Technické a bezpečnostné údaje: dátum vytvorenia účtu a posledného prihlásenia sa uchováva počas trvania účtu, keďže slúži aj na posúdenie neaktivity účtu. Technické záznamy o prevádzke Aplikácie (logy) sa uchovávajú najviac 30 dní. Údaje spracúvané v rámci ochrany pred zneužitím (reCAPTCHA) Prevádzkovateľ neuchováva; spracúva ich spoločnosť Google podľa svojich podmienok.
• Analytické údaje: podrobné údaje o používaní Aplikácie sa v službe Google Analytics uchovávajú 2 mesiace a potom sa automaticky vymažú; ďalej sa uchovávajú len súhrnné štatistiky, z ktorých nie je možné identifikovať konkrétnu osobu.
• Údaje na zasielanie noviniek: do odvolania súhlasu. Záznam o udelení a odvolaní súhlasu sa uchováva po dobu potrebnú na preukázanie jeho existencie.

Dlhšie môžu byť osobné údaje uchovávané len vtedy, ak to vyžaduje právny predpis alebo je to nevyhnutné na uplatnenie či obhajobu právnych nárokov.

8. Práva dotknutej osoby

Dotknutá osoba má v súlade s GDPR tieto práva:

• Právo na prístup (čl. 15): získať potvrdenie, či sa jej osobné údaje spracúvajú, a kópiu týchto údajov. Používateľ si kompletné údaje svojho účtu môže kedykoľvek stiahnuť sám v časti Nastavenia → Záloha a správa dát → Stiahnuť všetky moje dáta.
• Právo na opravu (čl. 16): opraviť nesprávne alebo doplniť neúplné údaje. Väčšinu údajov môže Používateľ upraviť priamo v Aplikácii.
• Právo na vymazanie (čl. 17): požiadať o vymazanie osobných údajov. Používateľ môže svoj účet so všetkými údajmi natrvalo zmazať sám v časti Nastavenia → Záloha a správa dát → Zmazať účet. Údaje, ktoré je Prevádzkovateľ povinný uchovávať podľa právnych predpisov, sa vymažú po uplynutí zákonnej lehoty.
• Právo na obmedzenie spracúvania (čl. 18): v prípadoch ustanovených GDPR, najmä ak dotknutá osoba napadla správnosť údajov.
• Právo na prenosnosť (čl. 20): získať údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte (JSON) prostredníctvom funkcie Stiahnuť všetky moje dáta a preniesť ich k inému prevádzkovateľovi.
• Právo namietať (čl. 21): kedykoľvek namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme Prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ potom údaje ďalej nespracúva, ak nepreukáže závažné oprávnené dôvody alebo ak nejde o uplatnenie či obhajobu právnych nárokov.
• Právo odvolať súhlas: súhlas s analýzou návštevnosti je možné kedykoľvek zmeniť v Zásadách cookies a súhlas so zasielaním noviniek prostredníctvom odkazu v každom e-maile alebo v nastaveniach Aplikácie. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
• Právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, www.dataprotection.gov.sk.

Žiadosti, ktoré nie je možné vybaviť priamo v Aplikácii, môže dotknutá osoba zaslať na kontaktný e-mail Prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ ich vybaví bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia; v odôvodnených prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace, o čom bude dotknutá osoba informovaná. Na overenie totožnosti môže Prevádzkovateľ požiadať, aby bola žiadosť zaslaná z e-mailovej adresy registrovanej v Aplikácii. Uplatnenie práv je bezplatné; pri zjavne neopodstatnených alebo neprimeraných žiadostiach môže Prevádzkovateľ požadovať primeraný poplatok alebo žiadosť odmietnuť.

9. Zabezpečenie osobných údajov

Prevádzkovateľ prijal primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, zmenou, stratou alebo zneužitím, najmä:

• šifrovaný prenos údajov medzi zariadením Používateľa a serverom (HTTPS),
• šifrovanie uložených údajov na strane poskytovateľa infraštruktúry,
• pravidelné šifrované zálohy (AES-256) ukladané mimo hlavného projektu v Európskej únii, s ochranou proti predčasnému zmazaniu a pravidelne overovanou obnovou,
• pravidlá prístupu, ktoré oddeľujú údaje jednotlivých Používateľov, takže každý Používateľ má prístup len k vlastným údajom a k údajom, ku ktorým mu bol udelený prístup,
• uchovávanie hesiel výlučne v zašifrovanej podobe u poskytovateľa prihlasovacej služby,
• ochranu pred automatizovaným zneužitím Aplikácie (App Check a reCAPTCHA),
• obmedzenie prístupu k údajom len na nevyhnutný okruh oprávnených osôb viazaných mlčanlivosťou.

V prípade porušenia ochrany osobných údajov, ktoré by mohlo viesť k vysokému riziku pre práva dotknutých osôb, Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu informuje Úrad na ochranu osobných údajov SR a dotknuté osoby v súlade s čl. 33 a 34 GDPR.

10. Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo pre dotknutú osobu právne účinky alebo ju podobne významne ovplyvňovalo. Automatické rozpoznanie údajov z dokladov slúži výlučne na predvyplnenie formulára a jeho výsledok Používateľ vždy skontroluje a potvrdí.

11. Vek Používateľov

Aplikácia je určená výlučne osobám starším ako 18 rokov a nie je určená deťom. Prevádzkovateľ vedome nespracúva osobné údaje osôb mladších ako 18 rokov. Ak zistí, že účet vytvorila osoba mladšia ako 18 rokov, účet zruší spolu so všetkými údajmi.

12. Zmeny týchto Zásad a účinnosť

Prevádzkovateľ môže tieto Zásady primerane aktualizovať, najmä pri zmene funkcií Aplikácie, zmene sprostredkovateľov alebo zmene právnych predpisov. Aktuálne znenie je vždy dostupné v Aplikácii aj bez prihlásenia. O podstatných zmenách Prevádzkovateľ Používateľov vopred informuje e-mailom alebo oznámením v Aplikácii.

Tieto Zásady nadobúdajú účinnosť dňa 9.10.2026.